「やってしまった…、ダブルブッキング…」

『往訪対面』での商談スタイルから、"Google Hangout" などによる『オンライン・セールス』というスタイルに変えた。。。かつては1日に3件の商談を入れれば「スケジュールが一杯!」と思ったものが、今では倍の6件の商談予定を入れても余裕がある。ただ、商談回数の視点から見えれば、いわゆる『生産性の向上』が実現できたのだが、「スケジュール調整が煩雑になってきた」という新たな課題が顕著になっている。。。。

以下のワークフローは「製品デモ」の業務フローだ。

基本的な流れは、お客様からの「製品デモ依頼」(希望日時)に対して、対応可能なセールスマンが自主的に引き受ける、というフローだ。実際の「スケジュール調整」については電話やメールで行い、日程が確定すれば第2工程[2.デモ日程の決定]にてスケジュールを書き込むという流れだ。

秀逸な点は、(一見地味にも思える機能だが)、「確定スケジュールが自動的に Google Calendar に追記される」という仕組みだ。スケジュール情報が「カレンダー」の上で確認できるのは、とても分かりやすい。(というかCSV風なデータリストはとても見づらい)。これで「ダブルブッキング」の発生が大幅に下がった。

しかも「Questetra の案件詳細ページ」への直接リンク(※)も貼られているので、[3.デモ実施報告]の工程もスムーズだ。マッシュアップ万歳!
※ ${var[applicationRoot]}OR/ProcessInstance/listView?processInstanceId=#{processInstanceId}

[製品デモ業務]
「あのプレゼン資料、PDFではなく、PPTファイルで下さい!」

社内のファイル共有。。。イマドキであれば「クラウド型ストレージ」を活用しているだろう。(昔は「ファイルサーバ」ってのがありましたが。。。)

ただ「関連会社や代理店とのファイル共有」や「共同プロジェクトにおけるファイル共有」といった場合、相手が『社内』ではないので、色々とメンドウだ。もし「メール添付で共有する」となれば、催促するまで届かなかったり、関係ないファイルも一緒に届いてイラっとしたり、逆に自分自身も「欲しいと言われるまでは共有しなくてもイイか…」と躊躇してしまったりしてしまう。(そもそもメールプロトコルには、セキュリティ面での不安もある)

そんな時には「ユーザ数10億人」の Google アカウントを活用するのが良い。

「Google Drive」にプロジェクト用のフォルダを作って、そのフォルダの共有設定でチーム全員の「Google アカウント」を追加しておけばよいのだ。(「Google アカウントを持ってない人」が居ませんように・・・・)


以下はチーム内のワークフローで承認されたファイルが、自動的に「Google Drive」にアップロードされる仕組みだ。

もし『G Suite』(Google Apps)のユーザが居て「社外共有」が認められているのであれば、Questetra 標準の[サービスタスク(Googleドライブ)](M229)を配置すれば済むのだが、、、このケースでは「Google Drive」が、一般の gmail.com / googlemail.com アカウントで運用されることが想定されている。

[ファイル承認フロー]
「毎月の入金確認、メンドウだわぁ」

決済にまつわる悩みは尽きない。「オンラインバンキング」が便利になってきたとはいえ、「請求書の発行」から「入金の確認」には、それなりの手間がかかる。

さらに「未入金」が発生すると「督促する」という作業まで発生する。これは単に「手間がかかる」(工程が増える)というだけの話ではなく、払う側・受け取る側の双方に、精神衛生上の負担までもかかってしまう。もっともっと「電子決済化」できないものか??


以下の業務プロセス定義は、「ピアノ教室の月謝」がカード決済されるワークフローだ。

この例では、(「毎月固定の月謝」ではなく)、「レッスン回数に応じた費用」が月末にカード課金される仕組みとなっている。たとえば、レッスンを2回受けた月は2000円、5回受けた月は5000円、といった具合だ。(オンライン決済には『Stripe』が使われる)

このワークフローでレッスン費用の電子決済化を実現すれば、レッスンを受ける生徒に「請求書」を手渡しする必要がなくなる。レッスンを受けさせる親にしてみても、毎月銀行にレッスン費用を振り込みに行かなくてよくなる。

ちなみにクラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、「スタッフ10名以下」なら無料で使える。しかし、ログインの間隔が15日を超えると「サービス停止」になってしまうので注意が必要だ。もっとも、レッスンの終了の度に「レッスン実施日」(課金情報)を書き込みにログインすれば問題ない。

[レッスン費用カード課金]

「監査法人への書類提出、メンドクサイ!」

事業会社はそう思っているかも知れないが、会計監査人だってツライ。この「印刷書類の山との闘い」、何とかスマートにならんものか・・・と日々悶々としているのだ。
  • 「必要書類がナイ」とか
  • 「不要な書類がアル」とか
そんな事態が連発すれば、心がポキっと折れてしまう。

以下のワークフローでは、成約に至った見積書がリアルタイムに共有される。何と言うことはない、監査法人側が管理する Dropbox フォルダに対してデジタルファイルが逐次アップロードされる仕組みとなっているのだ。「工程の無人化」というヤツだ。

しかも、人間が「提出すべき書類」を選んでコピー機にかけるのとは違い、ヌケモレは発生しない。ファイルの検索だって簡単だ。

そして、事前に調査できることも多く、現場におもむく回数だって減らせるに違いない。

すばらしい!

※ この例は『第499話:ナンデ見積提出の概況が分からないんだ!』とほぼ同じ(自動工程が一つ追加されている)
※ 既存プロセスに工程を追加する際は、あらかじめ[アドオンXML]を入手し、機能追加ファイル(プロセスモデルファイル)としてインポートする

[見積作成フロー-Dropbox]

「顧客マスターは kintone で管理したい!」

『kintone』は日本で人気の「クラウド型データベース」だ。同じく簡易なクラウド型データベースである『Google SpreadSheet』と比べると、機能面では限定される部分が多いものの、その分、クラウド初心者には使いやすい。

そして「顧客管理」は、最も多い kintone 利用用途の一つだ。


以下のワークフローは『kintone 上の顧客マスター』を参照して、『ワークフロー環境上の顧客マスター』を更新する同期プロセスだ。前回記事『第502話:ユラギを無くすには「マスター参照」でしょ!』と全く同じフローで、毎朝5時に自動実行される。

異なるのは『Google SpreadSheet 上のマスター』を参照するのではく、『kintone 上のマスター』を参照するようになっている点だけだ。

[取引先マスター同期-kintone]