日本の企業では
  • [社員] 紙の領収書を本社経理部に届けるメンドウ
  • [経理] 集められた領収書をバインダーに綴じる(ノートに貼る)メンドウ
そんな「メンドウ」に耐え、毎年毎年バインダーの数を増やしていっている。本棚に眠るバインダー達は、その後「7年間」の眠りにつく。社内の誰に見られるでもない。

しかし2014年秋、そんな不条理も改善される見込みとなった。つまり日本の「法律」もいよいよ改正され『スキャナ保存』が認められる様になるのだ。早速にも、受領した領収書の『スキャナ保存』について準備したい。(ターゲットは2015年10月か?)

…と言う話を、前回投稿にて行った。→ 領収書は『スキャナ保存』のススメ (2014-01-19)

さて、この「紙の領収書のデジタル化」だが、
  • 組織人員の規模
  • 発生する領収書の枚数
  • 発生する領収書の形状や種類
  • 拠点の数
  • スキャナの台数
  • スキャン操作者の想定
などなど、様々な条件によって(つまり会社によって)「あるべき業務プロセス」は異なる。

以下は、申請者自身が領収書をスキャンする前提に立った「立替金精算プロセス」(ワークフロー)だ。全てがオンライン&デジタルで完結しており、テレワーカ(在宅勤務者)が多く在籍する企業でもスグに利用できる。

[立替金精算プロセス]

スキャナ活用で「ペーパレス」を推進!

社内の稟議書や申請書のペーパレスならそれほど難しくないが、取引先から受け取った書類の電子化(ペーパレス)には法律の壁がある。

しかし2014年秋、日本の『電子帳簿保存法』(※)も大幅に改正される見込みとなった。まさに今、政府内/国会で検討されている最中であり、最新動向については『スキャナ保存 制度 見直し』あたりのキーワードで検索して頂きたいところだが、2015年1月時点での方向性は以下の様になっている。注目すべきは、2015年中にも「3万円以上の契約書・領収書は紙のまま保存!」の制限が撤廃される点だ。
  • 「紙保存」じゃないとダメって言ってた重要書類も『スキャナ保存』でOKデス
  • 「電子署名」についても、もう要らないデス(タイムスタンプと入力者IDは必要)
  • 「税務署への事前申請」についても、もう要らないデス
※ 正式名称: 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (1998-2007)

日本経済新聞(2014年11月5日)
政府は税務調査の証拠となる領収書や契約書の原本を原則7年間保管するよう企業に義務付けた規制を2015年にも緩める方針だ。3万円以上の場合に紙のまま保管するよう求めていたが、スキャナーで読み取って画像データを保存すれば原本を捨てられるようにする。米国や韓国は税務関連の書類の電子保存を広く認めており「岩盤規制」の撤廃にようやく踏み出す。... 領収書や契約書を受け取ってから速やかにスキャナーにかけることや読み取った日時がわかるように記録することなども求める。画像データは現在の紙の領収書などと同様に7年間の保存を義務付ける。

▽最新動向
参考)自民党・公明党による「平成27年度 税制改正大綱」 (2014-12-30) の『六.納税環境整備』(p113)にある『3.税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し』(p115)


では、仕入部門が調達時に交わした「契約書」や、営業マンが持って帰って来た「領収書」を、全てスキャナでパソコンに取り込んでしまえば良いのだろうか?

話はそこまで簡単な話ではない。政府与党の『税制改正大綱』によれば、「内部統制を担保するために、相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規程等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施している事」が要件となる見込みだ。これは「適正事務処理要件」と言われるのだが、要するに『適正に事務処理される仕組み』が構築されていなければならない。

以下の「経費申請」は、支払証憑(※)の電子化を含むワークフローだ。スキャナの「Scan to Email 機能」を使って書類画像を取り込むところから始める事も可能となっている。(「売上」に分類される取引書類はまた別の機会で…)

※証憑(しょうひょう):取引の成立を立証する書類

[経費申請]

セールス活動の「標準化」は、ムツカシイ。コンサルティングを伴う様なケースは、本当にムツカシイ。

実際、ベテラン営業マン達は「自分なりのヤリカタ」を変えない。変更するにしても、自分なりの経験をベースにアレコレ思考した上でのみ変える。つまるところ、、、
  • A. 「他人のヤリカタ」を学ぶ事に興味が無い。
  • B. 「自分のヤリカタ」を他人に教える事にも興味が無い。
しかし、、、組織視点に立てば、ベテラン達の我流だけに依存する訳にも行かない。組織力を高めるべく若手達にもノウハウを伝承してもらわないと困る。つまり、ベテラン達には「ヤリカタ」を広めてもらう必要がある。

以下の業務プロセス定義は、とあるトップ営業マンの提案手順(ワークフロー)をベースに標準化を図った「提案書の作成プロセス」だ。例外工程はあえて記述していない。

この「提案書の作成プロセス」は、顧客の課題解決を重視するスキルと経験を要する営業スタイルと言える。つまり「自社サービスの説明」よりも、「見込顧客自身がどの様に解決すべきかの説明」に重点を置くセールス手法だ。当然ながら、トップ営業マン自身はこの手順(ワークフロー)に従う事に抵抗は無い。そして、もし1人でも多くの営業マンが、このワークフローを使って提案活動を行う様になれば、様々な業務改善が実現するだろう。
  • みんなの作った『提案書』が蓄積される ⇒ 『提案書』の再利用性が高まる
  • 商談案件の進捗が可視化される ⇒ チームとして提案に取り組めるようになる
  • 商談期間も自動記録される ⇒ 提案サイクルをみんなが分析できるようになる

[提案書の提出業務]
新年、明けましておめでとうございます。

2015年がやってきました。本年も「世界の業務革新」に貢献すべく頑張って参ります。願わくば、1人でも多くのビジネスパーソンに「あるべき業務プロセスのヒントになった!」と感じてもらえる様に、記事のクオリティを上げてまいりたいと思います。

さて、、、日本には「一年の計は元旦にあり」というコトワザがあります。(直訳すれば "The whole year's plans should be made on New Year's Morning." と言ったところでしょう)。実際、約半数の日本人が神社や寺院に参拝し、そこで「一年の誓い」を立てます。統計上、1月1日から3日までの間に参拝する初詣参拝者数(延べ人数)は、9000万人を超えるそうです(人口は1億2千万人)。

もっとも、セッカクの「年末年始休暇」なんだから「元旦(=1月1日の朝)くらいゆっくり寝ようよ」と言う声があるのも確かなのですが、このコトワザは戦国武将の時代(400年前)から大切にされてきた風習みたいなモノでもあり、本ブログとしても「一年の誓い」を立ててみようと思います。
  • 毎週1本以上、記事を書く (これまでと同じ)
  • 複数人から頂いたリクエストについては、必ず記事化し、またキッチリと満足度調査を行う
  • 日本語記事とその英語翻訳記事で配信していますが、更にもう一つくらい…(せめて本文だけでも…)を検討する
あああ、、、来年の今頃はどうなっているのでしょう。

と言うコトで(??!)、2015年1本目の業務プロセス雛形は、「汎用作業依頼プロセス」です。

[作業依頼フロー-担当替]