円滑な Web サイト運営にワークフローを活用する

2014年3月3日
『Web サイトの更新』は、ほとんどの会社で存在する業務だ。
そして、その「業務フロー」は秘密のベールに包まれている。。。

そもそも一言で「サイト更新」と言っても様々な"レベル"がある。
  1. 誤字脱字を修正する
  2. ブログ記事を追加する
  3. プレス記事などの情報を追加する
  4. 製品サービスの紹介ページを追加する
  5. トップページの誘導バナーを差し替える
  6. サイトリニューアルと連呼する位にデザイン改変する
  7. プラットフォーム(CMS)を変更し大改造&大引越をする
  8. 外部専門会社に委託しプロジェクトを組んで大規模改変する
以下のワークフローでは、"レベル5"までのページ改変をターゲットにしている。平たく言えば、このワークフローは「日常的な Web サイトの運営」を円滑にする。そして Web ページの追加や編集を自動的に記録する。

関係者は、Web サイトの歴史(←コンテンツ管理視点)だけでなく、どのコンテンツを誰と誰が作成したのか(←ガバナンス視点)、それぞれのメンバーは毎月何件程度の更新を行っているのか(←人事考課視点)などが、いつでも確認できるようになる。

[Webサイト更新]


[Webサイト更新:「1.レイアウト&ページ更新」画面]

[データ項目一覧画面]

「プロセスモデリング」のセンスを感じる点は、『日常業務の視点』で設計されている所だ。

たとえば、シングル Step (1工程)で済んでしまう『誤字脱字対応』は、なかなかモデリングしよう(ワークフローに取り込もう)と思わない。普通に考えると、〔1.レイアウト&ページ更新〕だけで終了してしまうので、入力者のモチベーションもわかない。しかし、このワークフロー例では、数値型データ『活動評点』に「デフォルト値」として「1」がセットされている。つまり『誤字脱字対応』でも活動評点「1」を稼ぐ事ができるのだ。ゲーミフィケーションと呼んでも良い。

≪最終的にはリーダが確定させますが「自己評価」を記入しておいても構いません。
目安:誤字対応(1)、ブログ編集(3)、事例記事(5)、マニュアル追記(5)、マニュアル刷新(7)、秀逸ページ新規追加(10)≫

また、あえて『イレギュラーな処理』を定義していない所も良い。ヤヤもすると「差し戻しフロー」を沢山書いてしまうものだが、「社内 SNS」全盛のイマドキ、もし上流工程で入力が足りない情報があったとしても社内 SNS で情報補完できる。わざわざ案件を差し戻し、貴重な時間を浪費する必要はない。

[雛形ダウンロード (無料)]
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