ワークフローサンプル: 空メールに始まる業務プロセス

「空メール」は現役だ。
「メール会員の募集」、「プレゼントキャンペーンの応募」、「クーポンの発行」など、今日でも色々なところで活用されている。変わった所では「複合機の紙切れ報告」などで使っている会社もあるようだ。

以下は「メール受信に始まるワークフロー」のシンプルな業務プロセスだ。メール受信後の一連の作業をステータス管理できるようになる。少し拡張すれば、様々な業務への応用も考えられる。
この例では、(1)即時にサンキューメールを自動返信し、(2)人間が問題が無いかチェックし、(3)問題ない応募者をリスト登録する、と言うフローを定義している。もちろん「サンキューメール」に HTML を記載し、登録サイトに誘導するのも良い。

[メール登録フロー]

[メール登録フロー：「1.登録承認」画面]

ちなみに、セールス部隊による対応を要する登録が多くなれば、「引合対応プロセス」に自動的につなぎたくなる。その様な場合には、業務プロセス間連携も自動化するのが良い。HTTP通信を行う中間イベントを配置し、ワークフロー同士を接続する。大きな省力化につながるだけでなく、オペレーションミスも防ぐことができる。

なお、Questetra BPM Suite を利用すれば、これら仕組みを無料で構築する事も可能だ。ただし、外部システムの暴走や設定ミスなどによって、意図せず大量のプロセスが起動されてしまう事を防ぐため、「15分間に100プロセス起動」のシステム制限がある。注意してもらいたい。

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