≪年次予算≫の編成は、各部署からの部門予算書を取りまとめて行う。
「毎年のこと」ながら、「一年に一度のこと」でもあり、なかなかスムーズに回らない。場合によっては特定の部署に対して修正(再提出)の依頼しなければならない場合もある。いずれにせよ現在進捗ステータスの可視化は大切だ。

ちなみに「前任者の活動記録を見たい」と思った事は誰でもある。ワークフローシステムは「いつごろ、どんな資料を作っていたのか、を後々参照できる仕組み」でもある。



「他の記者の原稿に対してコメントする事」も記者の仕事にしてはどうか?
以下の例は、原稿作成進捗を全てクラウドで管理するだけでなく、他の記者の記事誤植のチェック、加えてコメント評価を行うワークフローだ。(もっとも新聞業界では「FAXに赤ペン」が主流だが)



世の中「スピード」だ。石橋を叩いてチェックしていたのでは価値が無くなっていく。たとえば「ネットメディア記者の原稿」などは、レビューなどに回さず、書き終えたらスグに発表するべきだ。稀に発生する「誤植」や「リンクミス」は、ある程度は許容せざるを得まい。
ん・・・でも・・・、よく考えるに「スピード発表」が完了したからと言って「レビューする必要がなくなった」と言う訳ではない。組織として「誤植」や「リンクミス」は積極的に修正したいものだ。今回は事後修正フローを考えたい。(ソフトウェア業界のバグと似ている?)



先日紹介したテンプレート『セールスの立場に立った与信回答ワークフロー』Questetra BPMS にインポートすれば、法務担当から「信用調査の結果」を素早くもらうためのワークフローシステムが30分で構築できる。

このまま実運用させても問題にならないとは思うが、「営業部門の教育」と言う観点で≪調査結果情報≫の共有を追加提案しておきたい。すなわち「信用調査の結果が取引不可となってしまったケース(与信判定フラグ=NG)」について、営業部内のメーリングリストに自動投稿される仕組みだ。(以下)



『役員なら誰でもイイ、早くiPhone決裁してくれ』のワークフロー定義は、稟議決裁の高速化を実現できる。平たく言えば「サクサク」回る。
ただ、実際に『決裁を連発』していると、「さすがにコレは本来決裁者にも仁義を切っておいた方がイイぞ」と思い始める。そんな貴方には以下のプロセスモデルを提案したい。




そもそもは「本来の決裁者」が『2.スピード決裁』をすれば良いのだが、出張や休暇などで「決裁が滞留してしまう場合」もある。そのような事態を想定するに、多くの組織では「仮決裁」「代理決裁」「事後承認」と言った、いろんな言葉を使って「多段階の承認」を模索する。

しかし実務上は『スピード決裁』と『本決裁』と言う2ステップを定義する方が汎用性が高い。何より従業員側にとって分かりやすい。ちなみに『スピード決裁』 と『本決裁』を両方とも本決裁者が実施すると言うケースがあっても良い。すなわち「とりあえず否決する!が少し考えさせてくれ!」と態度保留時に使用する わけだ。

ところで以下のワークフロー定義は、スピード決裁で「決裁」された内容であっても、本決裁で「否決」できてしまう仕組みだ。(スピード決裁で「否決」された内容を、本決裁で「決裁」するならイイんだけど…)


「この会社と取引してもイイのかな?」
営業マンのそんな疑問は瞬時に解決してあげたい。「取引NG」の相手に営業コストを投じ続けるのは実にモッタイナイ。また会社側もリスクマネージメントの観点から、『新しい取引先の情報』は早い段階で把握すべきだ。



稟議決裁は誰でもイイ。とにかくスピードが命だ!
ちょっと乱暴なようにも聞こえるが、ワークフローの現場ニーズとして多い。簡単な解決策は「決裁権」を広く多数に与えてしまう事だ。





上記のワークフロー定義では「決裁者グループ」の全員が『2.スピード決裁』を行える。たとえば100人程度の組織であれば、役員全員を登録すればよい。役員達は自分が決裁できる範囲だと思えば、ガンガン決裁する。もし役員がスマートフォンを保有しているなら、24時間ガンガン決裁してくれるだろう。

参考:iPhoneクライアントで決裁している様子⇒ http://www.youtube.com/watch?v=ijAYZ5z59js

「決裁した情報」を役員間で即時共有したいなら、役員MLに自動的にメール投稿する設定を入れておくのも良い。



「受託開発ソフトウェア」や「コンサルティングサービス」などの事業では、提案書品質が『受注』に大きく影響を及ぼす。これまでに紹介した『セールス組織の提案力を向上させるワークフロー』『セールス組織の提案力をドンドン向上させるワークフロー』などを参考に、提案書作成活動のあるべきワー クフローを模索したい。
ただ「提案品質向上のためのヒント」は、実は「提出後の顧客感想」に隠されている。「顧客の声」と言う情報まで捕捉しようとするなら、ワークフローが「提案書の作りっぱなし」で終わってはイケナイ。以下の例では、最後のタスクとして『6.顧客の声を記録』する。



「自分で書いた提案書」は読みやすい。「人が書いた提案書」には10か所くらい、ナンクセをつけられる。
現実問題、提案書を社内レビューする時間は残らないのだが、やはり大切な提案書は、一度は社内レビューにかけておくべきだ。



「見込顧客が抱える課題に対して提案書を出す」 特に法人向けセールス活動では日常業務だ。組織としての提案品質を高める方法論はイロイロあるが、まずは「現状の顧客提案活動を記録してみる事」に始まる。

以下の定義は、必要とあれば同僚にも助言を求めることが可能なワークフロー定義だ。特に、配属変更や担当変更で引継があった場合にスムーズに「前任者助言」 を得られる。シンプルなワークフロー定義だが『ヒアリングシート』と『提案書ファイル』を記録し続けるだけでも、極めて意味がある。たとえば「当月、誰が、何社に提案したか?」も、いつでも確認できるようになろう。



会議効率を高めるには、3つの鉄則がある。すなわち、「1.議長の決定」、「2.議題一覧の事前送付」、「3.会議時間の明確化」だ。さらに議題一覧に『結論案』が併記されていれば、議事推進も、議事録作成も、非常にスピーディに進む。(5分で終わるかもしれない)

これまでに『議事録の内容チェック回覧も、ワークフローで!』『議事録をレビューすべき人、最終確定させるべき人』で『議事録作成ワークフロー』を紹介したが、実は 『議題一覧(アジェンダ)の事前送付フロー』を洗練させる方が、より抜本的改革になると言える。複数企業のメンバが参加するような会議であれば、その効率よい運営を目指したい。



『議事録の内容チェック回覧も、ワークフローで!』で示した「議事録チェックの業務フロー」において、 「議長」に議事録の最終原稿確定に責任を持たせたい。そんな場合には草稿チェックの『2.議長チェック』だけでなく、『4.議事録修正』のタスクを議長に割り当てるのが賢明だ。(議事録作成を急ぐ場合には『1.議事録作成』も、議長自ら実行してしまっても良い)



会議中の「発言」を議事録につけ、参加者にチェックしてもらう。議事録の作成は確かに面倒なのだが、後日「言った・言わない」の論争に至るリスクを考えれば、『大事な結論』や『結論に至る所見発言』は記録しておきたい。
まず、以下の例は、部署内会議を想定した「議事録チェックワークフロー」だ。



「会員の半分はメールアドレス登録をしてない…。だから郵送で督促する業務もあるんだよ」
同窓会費の未入金者に対して督促メールを再送し続けるワークフローは『会費滞納者リストをクラウド型ワークフローで管理する』および『会費未納者の「除名作業」もワークフローで粛々と?』で紹介した。会員一覧を一気に流しこめるのでとても便利だ。しかし振込用紙の郵送対応をしなければならない会員も少なくない。



消し込む作業を粛々と進めつつも、未入金者に対して折々督促メールを再送し続けるワークフロー『会費滞納者リストをクラウド型ワークフローで管理する』を紹介した。しかし、入金されるまでエンドレスに 送る訳にもいかない。そうこうしている内に「次の会費徴収シーズン」だって来てしまう。現実的には、会費を納めない会員に対して「除名」などの措置をする。
プロセスモデルとして、きっちりと最終タスクを定義するなら『4.除名措置等』のタスクをつけておきたい。


支払件数が多い会社なら、『請求書が届いたらスグにワークフロー登録を!』にあるような、請求書一枚一枚に対して担当者の確認を取る様な業務フローは手間がかかって仕方がない。経理部に直接届く請求書を中心に、ある程度は経理部内で支払処理を完結させたい。(ガス電気水道料金並みに (?)「チェック不要なもの」もある)(年次契約の支払等)



同窓会の会費って、払ってる? 若い世代ほど「ヤボな話」に聞こえるらしい。すなわち若い間は、同窓会自体に価値を感じないのだそうだ。
ところで、最近では同窓会会費もネットで振り込む時代。通信費を抑えるために「督促」はメールで行う組織も多い。
「請求対象者」の会員数が少ない組織なら、毎年決まった時期に『1.請求対象会員情報入力』を一件一件手作業で行い、その後はチーム作業として『3.入金確認(再送信判断)』で≪消し込み作業≫を行っていけばよい。メールの送信文面は、送信相手に合わせて、雛形(初期値)に追記するのも良いだろう。



請求書はパラパラと届く。しかも、経理部に直接届くモノは半数程度。各部署に請求書が届いた場合、到着直後に、ワークフローに入力してもらいたいものだ。(シメビ間際の入力ではなく!)
以下の業務フロー定義では、請求書到着時の『1.請求書内容登録』を各部署でも、経理部でも、どちらでも実行できる。つまり請求書が到着し次第入力し、担当者の確認業務『2.請求支払内容確認』になる。



≪クラウドワーカ≫達が書き上げた「新商品の企画書」を、そのままクラウド上で審査してしまう業務定義について、『オープンな企画環境を実現するワークフローサンプル』で紹介した。
この例では『3.企画部長承認』と『3b.部長非承認対応』のループするプロセス途中で、自ら取り下げてしまう企画もあれば、『4.担当役員承認』によって却下されてしまう企画もある。



クラウド上に業務データをおきたい。出先でも仕事できるし…。
- オンラインストレージにおく(SkyDrive、MobileMe、Dropbox、SugarSync等)
- オンラインサービスにおく(Evernote、Google Docs、Yammer等)
- Webメールの添付ファイルとしておく(Gmail、Hotmail等)

有料だったり無料だったり、法人契約だったり個人契約だったり…。ま、いずれにしてもイイ時代になったものだ。「いつでもどこでも仕事ができる」
そして、それは生産性向上だけを意味するものではない。すなわち創造性向上をももたらす。確かに『可搬媒体』は禁止せざるを得ない(※ 平たく言えば「USBメモリの使用禁止」)が、他方『クラウド上にデータをおく事』は、もう認めざるを得まい。
以下のワークフロー定義は、そんな≪クラウドワーカ≫達が書き上げた「新商品の企画書」を、そのままクラウド上で審査してしまう業務定義だ。



『データセンターの入館申請フロー』では、上司承認を要する入館申請フローを紹介した。しかし、悲しい事に入館が必要な場合とは、得てして「急ぎ」だ。つまり多くの場合、上司の承認を待ってられない。
ある程度柔軟な運用を許容するなら以下の様な業務フロー定義になる。この定義では、上司の『2.承認』が未完了であっても、入館予定日や作業目的により総務部判断で『3.申請書FAX送付』を行う事ができる。すなわち事後承認を許容するワークフロー定義だ。(ただし上司の『承認タスク』で下流タスクの制御ができない)




今日のクラウド化の流れにあっても、あと3年間は、多くの中堅大手企業がデータセンター内に自社サーバを『所有』する。情報システム担当者は、データセンター作業日の度に「IaaSやPaaSに移行するなんて、想像するだけでも恐ろしい…」とつぶやきながらデータセンターに『入館』し、見慣れたスパゲッティ(からまり合った状態のサーバ配線)に目を細める。(想像)(是非SaaS移行を!)



「写真撮影ワークフロー」シリーズの第二弾は、通販会社における『商品紹介写真の作成フロー』を紹介したい。
特にアパレル系の通販サイトでは、「季節」や「流行」あるいは「ちょっとしたニュース」にあわせて、掲載すべき画像を変える、実に「毎日の業務」だ。スピード重視の分業体制を構築したい。(「ディレクタ」も「カメラマン」も「画像処理を行うWebデザイナ」も、それぞれ5人以上が想定される)



「百聞は一見に如かず」と言うが、写真画像が伝える情報量は計り知れない。今日、アパレル業界や建設業界に限らず、どんな業種の会社でも多かれ少なかれ『写真』を使う。そして写真撮影は、モノによっては高度に専門的な業務だ。
しかしながら「写真制作フローの分業」は容易ではない。特に「写真データを欲しい人」がその希望する内容を「写真撮影者」に対して伝達しづらい点が問題だ。はてさて、どうしたものか。「写真撮影ワークフロー」シリーズ、まずはホームページ制作会社の写真調達プロセス。



『新聞記者も原稿をワークフローで可視化する時代!』で、全世界(?)の記者が書いた記事原稿の流れを可視化する方法を例示した。ただこのままでは、良くある話ながら「同じネタ」を複数の記者が書いてしまう「悲劇」(?)は繰り返される。

極めて単純な仕組みだが、草稿を書いた時点で「同じ部署の記者同士に自動メール共有する仕組み」が効果的だ。